Recensement et description de l’offre locative

Chaque location fait l’objet d’une description détaillée (services, confort, photos, description des pièces, description des chambres, ...). Sont également saisies les informations utiles à la gestion des réservations : les prix associés à chaque période annuelle, les périodes annuelles d’ouverture, les conditions particulières de réservation....

Création de dossier

La création d’un nouveau contrat s’effectue en mode assisté ou en mode direct.

- En mode assisté, EWAResa indique en fonction d’un certain nombre de critères optionnels et combinés (période, type d’habitation, caractéristique, nombre de chambres,...) quelles sont les locations disponibles.
- En mode direct, l’utilisateur peut saisir directement la référence et la période souhaitée (le système vérifie la disponibilité et propose le passage en réservation).

La création d’un dossier s’effectue très rapidement de manière à pouvoir définir les termes du contrat de location en ayant le client au téléphone. Si le client dispose d’une adresse électronique (email), l’utilisateur (membre du service de réservation), lors de l’entretien téléphonique, peut lui envoyer automatiquement le contrat à retourner.

Gestion des disponibilités

Le système permet d'accéder à tout moment l’état des disponibilités (sur l’ensemble du parc, sur un groupe de locations de vacances, sur une période, ...). Cet état (de même que tous les états d’EWAResa) peut être transmis ensuite au propriétaire ou au client (selon les cas) par courrier électronique (ou être imprimé pour envoi postal).

Etats propriétaires

EWAResa met à disposition deux états à l’attention des propriétaires :
Etat technique : cet état détaille les réservations dans un but d’organisation des séjours (qui vient ? sur quelle période ? présence d’animaux ou non ? nombre de personnes ? draps et linge à mettre à disposition ? ...)
Etat Financier : cet état précise au propriétaire les éléments financiers liés aux reversements (date, règlement effectué, solde ...) Il est possible de générer les états pour un seul propriétaire ou pour l’ensemble des propriétaires avec édition en masse sur papier à entête.

Suivi financier des dossiers

Concernant le suivi financier et technique, les fonctionnalités implémentées dans EWAResa permettent :

• de gérer les encaissements, d’accorder des différés aux clients
• de gérer les réservations effectuées par des agences
• d’imprimer la liste des relances clients à effectuer
• de suivre les règlements d’assurance annulation avec la compagnie d’assurance
• de suivre les règlements propriétaires
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Ces fonctionnalités permettent un suivi au plus fin de l’ensemble de l’activité de réservation.

Autres fonctionnalités

• Statistiques d’exploitation, prévisionnel CA, par combinaison de critères.
• Exportation des données au format CSV pour intégration dans le Système d’Information interne.
• Gestion des tiers (clients, partenaires, exploitants, propriétaires, ...)
• Traitements des recettes et dépenses du service réservation (autres que liées aux réservations)
• Diffusion des disponibilités et informations sur le site Internet et saisie de demandes de réservation par des prospects.
• Intégration des demandes de réservation saisies en ligne sur le site Web.
• ...